Zorgprofessionals maken tijdens hun werk regelmatig ingrijpende gebeurtenissen mee. Een overlijden, een ernstig incident, agressie, een calamiteit of een gebeurtenis die onverwacht veel impact heeft. Vaak gaan medewerkers daarna weer door. Want: “Dit hoort toch bij mijn werk?” of “Ik moet hier toch tegen kunnen?”
Maar ook wanneer iemand van nature veerkrachtig is, kan een ingrijpende gebeurtenis veel met iemand doen. Goede opvang en nazorg helpen om ruimte te geven aan wat iemand heeft meegemaakt, reacties te normaliseren en tijdig te signaleren wanneer meer ondersteuning nodig is.
Een professioneel BedrijfsOpvang Team (BOT) kan hierin een belangrijke rol spelen.
Maar hoe richt je zo’n BOT goed in? Wie neemt welke verantwoordelijkheid? Wanneer schakel je een BOT in en wanneer is professionele hulp nodig? En hoe zorg je ervoor dat een BOT niet alleen op papier bestaat, maar daadwerkelijk onderdeel wordt van de organisatie?
In deze blog neem ik je mee in de belangrijkste aandachtspunten bij het opzetten van een professioneel BedrijfsOpvang Team binnen een zorgorganisatie.
Een BedrijfsOpvang Team (BOT) bestaat uit medewerkers die zijn opgeleid om collega’s op te vangen na een onverwachte of ingrijpende gebeurtenis.
Een BOT wordt ook wel een bedrijfsopvangteam, nazorgteam of team van peer supporters genoemd. De kracht van collegiale opvang zit in de nabijheid: een collega begrijpt de werkomgeving en weet dat iedere professional een gebeurtenis op een andere manier kan ervaren.
De opvang is geen behandeling of therapie. Het doel is om de medewerker een veilige plek te bieden om te vertellen wat er is gebeurd, reacties te normaliseren, informatie te geven over mogelijke reacties en samen te kijken wat iemand nodig heeft. Wanneer blijkt dat een medewerker meer ondersteuning nodig heeft, is het belangrijk dat het BOT weet welke vervolgstappen mogelijk zijn en wanneer doorverwijzing naar bijvoorbeeld bedrijfsmaatschappelijk werk, een psycholoog of andere professionele hulpverlening passend is.
Het merendeel van de medewerkers beschikt over veerkracht en herstelt na een ingrijpende gebeurtenis met steun uit de eigen omgeving. Sociale steun, erkenning en ruimte om te praten kunnen daarbij belangrijk zijn.
Juist daarom is het waardevol wanneer deze steun niet alleen vanuit het privéleven komt, maar ook binnen de organisatie beschikbaar is.
Een professioneel BOT zorgt ervoor dat opvang niet afhankelijk is van toevalligheden. Er is een duidelijke structuur, er zijn opgeleide collega’s en er zijn afspraken over wat er gebeurt wanneer een medewerker een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
Een goed ingericht BOT draagt daarmee bij aan een organisatie waarin het normaal is om aandacht te hebben voor de impact van het werk.
Een veelgemaakte gedachte is: “We sturen een aantal medewerkers naar een training en dan hebben we een BOT.”
In de praktijk is er meer nodig. Een professioneel BedrijfsOpvang Team vraagt om een duidelijke visie, heldere verantwoordelijkheden en goede afspraken binnen de organisatie.
Denk bijvoorbeeld aan:
Een BOT moet dus niet alleen worden opgericht, maar ook worden onderhouden en geborgd.
Voor veel zorgprofessionals is de stap naar hulp niet vanzelfsprekend.
“Dit hoort bij mijn werk.”
“Anderen maken dit ook mee.”
“Ik moet hier gewoon tegen kunnen.”
Dit zijn gedachten die ervoor kunnen zorgen dat iemand niet snel zelf om ondersteuning vraagt. Juist daarom kan een actieve benadering door een collega zo waardevol zijn.
Een BOT-lid kan na een ingrijpende gebeurtenis contact opnemen, vragen hoe het gaat en ruimte bieden om te vertellen wat iemand heeft meegemaakt. Soms is dat gesprek voldoende. Soms wordt duidelijk dat iemand behoefte heeft aan meer ondersteuning. Door de impact van ingrijpende gebeurtenissen bespreekbaar te maken, ontstaat er ruimte voor een belangrijke boodschap:
Het is normaal dat je reacties kunt ervaren na iets wat niet normaal was om mee te maken.
Je hoeft niet meteen een probleem te hebben om behoefte te hebben aan een gesprek.
Ook de leidinggevende heeft een belangrijke rol wanneer een medewerker een ingrijpende gebeurtenis meemaakt. Tegelijkertijd kan de rol van leidinggevende en opvang soms ingewikkeld zijn. Een leidinggevende heeft immers ook een verantwoordelijkheid voor het functioneren, de inzetbaarheid en de voortgang van het werk. Daarom is het belangrijk om vooraf duidelijk af te spreken wie welke rol heeft.
De leidinggevende kan bijvoorbeeld signaleren dat een medewerker ondersteuning nodig heeft en het BOT inschakelen. Het BOT zorgt vervolgens voor de collegiale opvang en kan, wanneer dat nodig is, samen met de medewerker kijken welke vervolgstap passend is. Een goede samenwerking tussen medewerker, leidinggevende, BOT en andere vormen van personeelszorg voorkomt dat verantwoordelijkheden door elkaar lopen.
Een BOT is geen vervanging voor professionele hulpverlening. Een belangrijk onderdeel van een professioneel BOT is daarom dat BOT-leden hun eigen grenzen kennen en weten wanneer zij moeten opschalen.
Soms heeft iemand voldoende aan een aantal opvanggesprekken. In andere situaties blijven klachten bestaan, nemen ze toe of is er behoefte aan gespecialiseerde ondersteuning. Dan is het belangrijk dat de organisatie een duidelijke route heeft naar passende professionele hulp. Een professioneel BOT weet dus niet alleen hoe je opvang biedt, maar ook wanneer je moet stoppen met opvangen en andere ondersteuning moet inschakelen.
Wie anderen opvangt, kan zelf ook geraakt worden door wat hij of zij hoort. Daarom stopt een professioneel BOT niet bij het trainen van de leden.
Intervisie, casusbespreking en waar nodig supervisie zijn belangrijk om BOT-leden te ondersteunen in hun rol.
Het biedt ruimte om casussen te bespreken, van elkaar te leren en stil te staan bij vragen als:
Op die manier blijft ook de kwaliteit van de opvang op peil.
Een professioneel BOT gaat uiteindelijk over meer dan opvang na een incident. Het gaat ook over de cultuur binnen een organisatie. Wat gebeurt er wanneer een medewerker zegt: “Dit heeft meer met me gedaan dan ik had verwacht?”
Is daar ruimte voor?
Mag je aangeven dat iets je raakt zonder dat dit wordt gezien als zwakte?
En weten medewerkers waar ze terechtkunnen wanneer een gebeurtenis impact op hen heeft?
Door opvang en nazorg goed te organiseren, laat een organisatie zien dat aandacht voor medewerkers onderdeel is van professioneel werkgeverschap. Dat kan bijdragen aan een werkomgeving waarin openheid, veiligheid, vertrouwen en verbondenheid steeds meer vanzelfsprekend worden.
Wil je binnen jouw zorgorganisatie een BedrijfsOpvang Team opzetten? Dan kun je in grote lijnen de volgende stappen doorlopen:
1. Bepaal de visie en doelstelling
Wat wil je als organisatie bereiken met een BOT? En hoe past opvang en nazorg binnen het bredere beleid rondom psychosociale ondersteuning?
2. Breng de huidige situatie in kaart
Welke vormen van opvang zijn er al? Waar lopen medewerkers en leidinggevenden tegenaan? En waar zitten nog hiaten?
3. Richt de structuur in
Maak duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden, rollen, bereikbaarheid en samenwerking met andere disciplines.
4. Selecteer en train BOT-leden
Niet iedere medewerker is automatisch geschikt voor de rol van peer supporter. Een goede selectie en passende opleiding zijn daarom belangrijk.
5. Maak afspraken over signaleren en inschakelen
Wanneer wordt het BOT ingeschakeld? Wie doet dat? En hoe wordt ervoor gezorgd dat medewerkers die ondersteuning nodig hebben daadwerkelijk worden bereikt?
6. Zorg voor een duidelijke doorverwijsroute
Maak vooraf afspraken met bijvoorbeeld bedrijfsmaatschappelijk werk, de bedrijfsarts, psychologische ondersteuning of andere vormen van professionele hulpverlening.
7. Organiseer intervisie en begeleiding
Zorg dat BOT-leden hun ervaringen en casussen kunnen bespreken en ondersteuning krijgen bij hun rol.
8. Borg het BOT binnen de organisatie
Een BOT is geen tijdelijk project. Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers worden opgeleid, kennis wordt onderhouden en de werkwijze regelmatig wordt geëvalueerd.
De Richtlijn Psychosociale Ondersteuning Zorgprofessionals van ARQ Kenniscentrum Impact van Rampen en Crises biedt organisaties handvatten voor het organiseren van psychosociale ondersteuning aan zorgprofessionals. De richtlijn besteedt onder andere aandacht aan preventie, opvang en nazorg na ingrijpende gebeurtenissen. Een professioneel BOT kan daarbinnen een belangrijke rol vervullen.
Maar iedere organisatie is anders. De omvang van de organisatie, de aard van het werk, de risico’s, de bestaande personeelszorg en de cultuur bepalen mede hoe een passende structuur eruitziet.
Mijn expertise rondom opvang en nazorg komt rechtstreeks uit de praktijk.
Ik werkte 23 jaar als verpleegkundige in een ziekenhuis en was jarenlang zelf actief als peer supporter. Daarnaast werkte ik als coördinator van een centraal BedrijfsOpvang Team, waar ik mij bezighield met de borging en implementatie van het BOT en met het opleiden, begeleiden en ondersteunen van peer supporters. Deze praktijkervaring combineer ik met mijn opleidingen als coach, systemisch teamcoach en trainer.
Juist die combinatie helpt mij om niet alleen naar het individuele verhaal van een medewerker te kijken, maar ook naar het team en de organisatie waarin de gebeurtenis plaatsvindt.
Ik help zorgorganisaties bij het opzetten, professionaliseren en borgen van opvang en nazorg na ingrijpende gebeurtenissen. Dat kan bijvoorbeeld door mee te denken over de structuur van een BOT, het trainen van Peer Supporters (BOT-leden), intervisie en casusbesprekingen of het verder professionaliseren van een bestaand BOT.
Wil je binnen jouw zorgorganisatie een BedrijfsOpvang Team opzetten? Of is er al een BOT, maar wil je onderzoeken hoe je de opvang en nazorg verder kunt professionaliseren? Ik denk graag met je mee over wat jouw organisatie nodig heeft.
Van het eerste stappenplan en het inrichten van de structuur tot het trainen en begeleiden van BOT-leden en het duurzaam borgen van opvang en nazorg.
Wil je eens sparren over de mogelijkheden binnen jouw organisatie? Neem dan gerust contact met mij op.
